Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website thesupbot.com besuchen oder das eingebettete SupBot-Chat-Widget nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Hosting

Wir hosten unsere Website bei netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland. Beim Besuch der Website werden technisch erforderliche Logdaten (insbesondere IP-Adresse, Datum, Zugriffszeitpunkt, User-Agent) in Server-Logfiles verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung).

4. Cookies und LocalStorage

Unsere Seiten verwenden technisch notwendige Cookies und Einträge im Browser-LocalStorage, um Funktionen wie Login-Sitzungen, das GDPR-Consent-Banner sowie das Chat-Widget zu betreiben. Diese sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Details finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5. Registrierung und Konto

Wenn Sie ein SupBot-Konto erstellen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein gehashtes Passwort, um den Zugang zum Dashboard zu ermöglichen. Wir senden eine E-Mail-Verifizierung sowie ggf. Passwort-Reset-Mails. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. SupBot Chat-Widget

Wenn Sie unser Chat-Widget öffnen, fragen wir Sie vor der ersten Interaktion um eine ausdrückliche Einwilligung. Erst nach Ihrer aktiven Bestätigung werden Nachrichten an unseren Server übermittelt und Sitzungs-IDs lokal in Ihrem Browser (LocalStorage) gespeichert, damit der Verlauf bei einem Reload erhalten bleibt.

Wenn Sie der Speicherung zustimmen, werden Ihre Nachrichten samt Sitzungs-ID in unserer Datenbank gespeichert. So können wir die Konversation einem späteren Support-Kontakt zuordnen oder die Antwortqualität auswerten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Eintrag „supbot-consent-…" in Ihrem Browser-LocalStorage löschen oder uns eine E-Mail an support@thesupbot.com schreiben.

7. Auftragsverarbeitung durch LLM-Anbieter

Zur Generierung von Antworten leiten wir Ihre Eingaben an einen oder mehrere der folgenden Auftragsverarbeiter weiter (Art. 28 DSGVO):

• Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA — für die Modelle Claude.
• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA — für die Gemini-Modelle (Google AI).
• OpenAI, LLC, 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA — für die GPT-Modelle (sofern aktiviert).

Die genannten Anbieter haben Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und – soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Frameworks. Wir geben den Anbietern ausschließlich Inhalte weiter, die Sie aktiv im Chat-Widget eingeben.

8. E-Mail-Versand

Transaktions-Mails (E-Mail-Verifizierung, Passwort-Reset, Kontaktformular-Antworten) versenden wir über den SMTP-Service unseres Hosting-Anbieters ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Es werden Empfänger-Adresse, Betreff, Inhalt der Nachricht und Versandzeitpunkt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Mailversand).

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an support@thesupbot.com.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

11. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile und am Wechsel der Adresszeile von „http://" auf „https://".

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konversationen aus dem Chat-Widget löschen wir spätestens 12 Monate nach der letzten Aktivität, sofern Sie nicht selbst eine frühere Löschung verlangen. Konto-Stammdaten werden bis zur Löschung Ihres Accounts vorgehalten. Server-Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert.